abrechnung.von Nova Hausverwaltung

Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Nova Hausverwaltung GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin, E-Mail: info@novahausverwaltung.de

2. Grundsätze dieses Angebots

3. Hosting (Server-Logdaten)

Diese Website wird bei Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) über deren europäische Infrastruktur betrieben. Beim Aufruf der Seite verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Ressource, User-Agent), um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb). Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Übermittlung in die USA ist durch die Zertifizierung von Cloudflare unter dem EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln abgesichert.

4. Verarbeitung hochgeladener Dokumente (ab Start des Tools)

Wenn Sie eine Abrechnung erstellen, werden die von Ihnen hochgeladenen Dokumente (z. B. die Hausgeldabrechnung Ihrer WEG-Verwaltung) verarbeitet, um Positionen zu erkennen und Ihre Nebenkostenabrechnung zu berechnen. Diese Dokumente können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen und Beträge). Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung bzw. auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). PDF-Dateien werden direkt in Ihrem Browser gelesen; an unseren Server werden nur der extrahierte Text bzw. bei Scans und Fotos die Bilddaten übertragen.

Zur automatischen Texterkennung und Strukturierung setzen wir OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland) als Auftragsverarbeiter ein (ein sogenanntes KI-Sprachmodell). Übermittelt werden der Text bzw. die Bilder der von Ihnen hochgeladenen Abrechnung. Nach den API-Bedingungen von OpenAI werden über die Schnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und spätestens nach 30 Tagen gelöscht (Aufbewahrung nur zur Missbrauchskontrolle). Eine etwaige Übermittlung in die USA ist durch das EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln abgesichert. Die Einstufung der Kostenpositionen (umlagefähig/nicht umlagefähig) übernimmt nicht das KI-Modell, sondern eine von uns gepflegte Referenzliste. Soweit Sie Daten Ihrer Mieter verarbeiten, bleiben Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher; auf Wunsch stellen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bereit.

5. Zusendung der Abrechnung per E-Mail und Vermieter-Tipps

Auf Ihren Wunsch senden wir Ihnen die erstellte Abrechnung als PDF an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Die Zustellung erfolgt zweistufig: Sie erhalten zunächst eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach Klick auf den Bestätigungslink wird das PDF erzeugt und zugestellt (Nachweis, dass die Adresse Ihnen gehört). Bis zur Bestätigung, höchstens jedoch 24 Stunden, speichern wir die Abrechnungsdaten hierfür vorübergehend in einem Speicher bei Cloudflare (Workers KV); nach der Zustellung bzw. nach Ablauf werden sie automatisch gelöscht. Diese Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Mit der Anforderung des PDFs willigen Sie zugleich ein, gelegentlich nützliche Vermieter-Tipps und Angebote von uns zu erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG); der Klick auf den Bestätigungslink dient auch als Nachweis dieser Einwilligung (Double-Opt-in). Zum Nachweis und zur Bearbeitung protokollieren wir E-Mail-Adresse, Namen, Objektanschrift, Größe der WEG (Anzahl Einheiten), Zeitpunkt, IP-Adresse, die Version des Einwilligungstextes und den Bestätigungsstatus (Workers KV). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an info@novahausverwaltung.de; das Protokoll wird dann gelöscht, sobald es nicht mehr zu Nachweiszwecken erforderlich ist.

Für den E-Mail-Versand nutzen wir Migadu Mail SA (Route de Chancy 59B, 1213 Petit-Lancy, Schweiz) als Auftragsverarbeiter. Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

6. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. für den Beta-Zugang), verarbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren; für Berlin ist dies die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.