abrechnung.von Nova Hausverwaltung

Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Nova Hausverwaltung GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin, E-Mail: info@novahausverwaltung.de

2. Grundsätze dieses Angebots

3. Hosting (Server-Logdaten)

Diese Website wird bei Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) über deren europäische Infrastruktur betrieben. Beim Aufruf der Seite verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Ressource, User-Agent), um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb). Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Übermittlung in die USA ist durch die Zertifizierung von Cloudflare unter dem EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln abgesichert.

3a. Reichweitenmessung mit Google Analytics (nur mit Ihrer Einwilligung)

Wenn Sie im Cookie-Banner der Reichweitenmessung zustimmen, setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Dienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Damit messen wir, wie die Seite genutzt wird, welche Schritte des Tools funktionieren und an welcher Stelle Nutzerinnen und Nutzer abbrechen. Dabei werden Cookies bzw. vergleichbare Kennungen auf Ihrem Endgerät gespeichert und Nutzungsdaten (u. a. gekürzte IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seiten, ungefährer Standort, Gerät und Browser) an Google übermittelt und dort verarbeitet.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG, für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Einwilligung in diesen Zweck wird Google Analytics nicht geladen und es werden hierfür keine Daten an Google gesendet. Eine Übermittlung in die USA ist möglich und durch die Zertifizierung von Google LLC unter dem EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln abgesichert; ein vollständig gleichwertiges Schutzniveau kann nicht garantiert werden. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Link Cookie-Einstellungen im Seitenfuß. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

3b. Technisch notwendiges Cookie (Zugriffsschutz Ihres Vorgangs)

Sobald Sie eine Abrechnung erstellen, setzen wir ein Cookie mit dem Namen nk_geraet. Es enthält ausschließlich eine zufällig erzeugte Kennung ohne Personenbezug; wir werten sie nicht aus und geben sie nicht weiter.

Der Zweck ist der Schutz Ihrer Daten: Ihre fertige Abrechnung ist über eine eigene Adresse (/abrechnung/…) wieder erreichbar, damit Sie den Vorgang später fortsetzen können, auch auf einem anderen Gerät. Damit diese Adresse allein nicht genügt, merkt sich unser Server, welche Geräte den Vorgang angelegt oder den Bestätigungslink aus unserer E-Mail geöffnet haben. Nur diese Geräte erhalten Zugriff; wer die Adresse lediglich weitergereicht bekommt, wird zur Startseite geleitet und sieht keine Daten.

Das Cookie läuft nach 14 Tagen ab, also zusammen mit der Kurzzeit-Ablage Ihres Vorgangs (Ziffer 4a). Rechtsgrundlage für die Speicherung auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen), für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz Ihres Vorgangs vor unbefugtem Zugriff). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich; Sie können das Cookie jederzeit in Ihrem Browser löschen, verlieren damit aber den Zugang zu Ihrem laufenden Vorgang.

3c. Schutz vor automatisierten Zugriffen (Cloudflare Turnstile)

Vor dem Hochladen eines Dokuments prüfen wir mit Cloudflare Turnstile, einem Dienst der Cloudflare, Inc. (Ziffer 3), ob die Anfrage von einem Menschen und nicht von einem automatischen Programm stammt. Die Prüfung läuft in der Regel unsichtbar im Hintergrund; nur bei Auffälligkeiten wird eine kurze Bestätigung angezeigt. Dabei verarbeitet Cloudflare technische Merkmale des Browsers und die IP-Adresse; ein Ergebnis-Token wird an unseren Server übermittelt und dort geprüft. Eine Identifizierung Ihrer Person findet nicht statt, es werden keine Werbe-Cookies gesetzt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unseres Angebots vor missbräuchlicher, automatisierter Nutzung, insbesondere der kostenintensiven Dokumentauswertung). Die Übermittlung in die USA ist durch die Zertifizierung von Cloudflare unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert; mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

3d. Anonyme Betriebsstatistik (ohne Cookies)

Um zu erkennen, ob das Tool zuverlässig arbeitet und an welcher Stelle es klemmt, zählen wir auf unserem Server einzelne Vorgänge mit: dass eine unserer Seiten aufgerufen wurde (Startseite, Werkzeug, Abrechnungsseite oder Rechtstext) und ob der Aufruf aus einer Anzeige, über eine verweisende Seite oder direkt erfolgte; dass ein Dokument hochgeladen wurde; dass die Auswertung gelungen oder fehlgeschlagen ist; dass eine Abrechnung berechnet und per E-Mail angefordert wurde; dass ein Bestätigungslink angeklickt wurde; sowie technische Abbrüche in Ihrem Browser, etwa wenn sich der PDF-Leser nicht laden ließ. Gespeichert werden dabei ausschließlich der Name des Vorgangs, ob er erfolgreich war, die Bearbeitungsdauer, die Dateigröße sowie der Verbrauch des eingesetzten KI-Modells.

Diese Zählung ist anonym: Sie enthält weder Ihre IP-Adresse noch Ihre E-Mail-Adresse, keine Kennung Ihres Vorgangs, keine Klickkennung einer Anzeige, keinen Dateinamen und keinerlei Inhalte aus Ihrem Dokument. Von den Seitenaufrufen bleibt nur die Summe je Seitenart übrig, nicht der einzelne Besuch. Ein Rückschluss auf Ihre Person oder Ihre Abrechnung ist damit nicht möglich, auch nicht durch uns. Es werden hierfür keine Cookies gesetzt, es wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen, und es werden keine Daten an Dritte übermittelt; die Zählung findet in der bereits unter Ziffer 3 genannten Infrastruktur von Cloudflare statt und wird dort nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am fehlerfreien Betrieb und an der Verbesserung unseres Angebots). Da keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist für diese Zählung weder eine Einwilligung erforderlich noch eine Ablehnung nötig.

3e. Erfolgsmessung unserer Werbung mit Google Ads (nur mit Ihrer Einwilligung)

Wir bewerben dieses Angebot bei Google. Wenn Sie im Cookie-Banner dem Zweck Werbung zustimmen, setzen wir dafür das Conversion-Tracking von Google Ads ein, ebenfalls ein Dienst der Google Ireland Limited (Anschrift wie in Ziffer 3a). Damit erkennen wir, ob Ihr Besuch auf eine unserer Anzeigen zurückgeht und ob daraus eine fertig erstellte Abrechnung wurde. Wir wollen damit beurteilen, ob sich unsere Werbeausgaben lohnen.

Dabei werden Cookies bzw. vergleichbare Kennungen auf Ihrem Endgerät gespeichert und Nutzungsdaten (u. a. die Klick-Kennung der Anzeige, aufgerufene Seiten, Zeitpunkt, gekürzte IP-Adresse, Gerät und Browser) an Google übermittelt und dort verarbeitet. Wir selbst erhalten von Google nur zusammengefasste Auswertungen; Angaben, mit denen wir Sie als Person identifizieren könnten, bekommen wir nicht. Auf dieser Seite werden Ihnen keine Werbeanzeigen angezeigt und es werden keine Werbeflächen Dritter eingebunden.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG, für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Einwilligung in diesen Zweck wird das Werbe-Tag nicht geladen, es wird kein Werbe-Cookie gesetzt und es werden hierfür keine Daten an Google gesendet. Ihre Entscheidung über die Reichweitenmessung (Ziffer 3a) und über die Werbung ist unabhängig voneinander: Stimmen Sie nur einem der beiden Zwecke zu, wird ausschließlich der zugehörige Dienst geladen. Für die mögliche Übermittlung in die USA gilt das in Ziffer 3a Gesagte. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Link Cookie-Einstellungen im Seitenfuß.

3f. Zugriffsmessung von Cloudflare (ohne Cookies)

Auf allen Seiten läuft zusätzlich die Zugriffsmessung „Web Analytics“ unseres Hosters Cloudflare (Ziffer 3). Sie zählt Seitenaufrufe und misst Ladezeiten, damit wir erkennen, ob die Seite technisch sauber ausgeliefert wird. Dabei werden weder Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert noch von dort ausgelesen: Der Dienst setzt keine Cookies und verwendet keine vergleichbaren Kennungen zur Wiedererkennung. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist dafür deshalb nicht erforderlich.

Verarbeitet werden die technischen Verbindungsdaten, die bei der Auslieferung der Seite ohnehin anfallen (Ziffer 3), sowie die aufgerufene Adresse, die verweisende Seite und Angaben zu Browser und Gerät. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sparsamen, cookiefreien Erfolgs- und Fehlermessung des eigenen Angebots). Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

4. Verarbeitung hochgeladener Dokumente (ab Start des Tools)

Wenn Sie eine Abrechnung erstellen, werden die von Ihnen hochgeladenen Dokumente (z. B. die Hausgeldabrechnung Ihrer WEG-Verwaltung) verarbeitet, um Positionen zu erkennen und Ihre Nebenkostenabrechnung zu berechnen. Diese Dokumente können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen und Beträge). Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung bzw. auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). PDF-Dateien werden direkt in Ihrem Browser gelesen; an unseren Server werden nur der extrahierte Text bzw. bei Scans und Fotos die Bilddaten übertragen.

Zur automatischen Texterkennung und Strukturierung setzen wir OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland) als Auftragsverarbeiter ein (ein sogenanntes KI-Sprachmodell). Übermittelt werden der Text bzw. die Bilder der von Ihnen hochgeladenen Abrechnung. Nach den API-Bedingungen von OpenAI werden über die Schnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und spätestens nach 30 Tagen gelöscht (Aufbewahrung nur zur Missbrauchskontrolle). Eine etwaige Übermittlung in die USA ist durch das EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln abgesichert. Die Einstufung der Kostenpositionen (umlagefähig/nicht umlagefähig) übernimmt nicht das KI-Modell, sondern eine von uns gepflegte Referenzliste. Soweit Sie Daten Ihrer Mieter verarbeiten, bleiben Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher; auf Wunsch stellen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bereit.

4a. Kurzzeit-Ablage Ihres Vorgangs (14 Tage)

Damit Sie eine erstellte Abrechnung erneut herunterladen oder korrigieren lassen können und wir Erkennungsfehler nachvollziehen können, speichern wir Ihren Vorgang für 14 Tage. Gespeichert werden:

Ablageorte sind Cloudflare R2 (Dokument) und Workers KV (übrige Daten), jeweils auf europäischer Infrastruktur. Nach Ablauf der 14 Tage werden sie automatisch gelöscht. Die Herkunftsangaben stammen aus den Standortdaten unseres Content-Delivery-Netzes; eine Ortung Ihres Geräts findet nicht statt.

Zu Ihrem Vorgang gehört eine Adresse der Form /abrechnung/…, auf die der Bestätigungslink aus unserer E-Mail zurückführt. Sie besteht aus dem Abrechnungsjahr und einer zufälligen, nicht erratbaren Zeichenfolge; die Anschrift Ihres Objekts steht bewusst nicht darin, damit sie nicht in Browserverlauf, Lesezeichen oder Server-Protokollen auftaucht. Die Adresse allein genügt nicht: Zusätzlich muss das Gerät freigeschaltet sein (Ziffer 3b). Ein weitergegebener Link zeigt daher keine Daten, sondern führt zur Startseite. Die Adresse ist ebenfalls auf 14 Tage befristet und erlischt mit der Löschung des Vorgangs; die vollständige E-Mail-Adresse wird dort nur verkürzt angezeigt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, nachvollziehbaren und fehlerarmen Angebot, an der Abwehr missbräuchlicher Nutzung sowie an der Auswertung, wie das Angebot genutzt wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); soweit die Speicherung der Bereitstellung Ihres PDFs dient, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können die Ablage jederzeit vorzeitig löschen: über den Link „Jetzt sofort löschen“ im letzten Schritt des Tools oder formlos an info@novahausverwaltung.de. Ebenso können Sie der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Von der 14-Tage-Frist unberührt bleibt das Besuchs- und Reichweitenprotokoll nach Ziffer 4b.

4b. Besuchs- und Reichweitenprotokoll (90 Tage)

Wenn Sie ein Dokument hochladen, speichern wir zu diesem Vorgang zusätzlich ein Protokoll. Es enthält:

Nicht gespeichert werden Beträge, Positionsbezeichnungen sowie Namen von Mietern oder Vermietern.

Haben Sie unsere Seite über eine Werbeanzeige erreicht, speichern wir zusätzlich die Klickkennung der Anzeige (z. B. „gclid“), die verweisende Seite und die aufgerufene Einstiegsadresse. Diese Angaben stammen aus der von Ihnen aufgerufenen Internetadresse. Sie werden für die Dauer Ihres Besuchs im Sitzungsspeicher Ihres Browsers gehalten und mit dem Upload an uns übermittelt. Es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte übertragen.

Zweck ist die Messung von Reichweite und Werbeerfolg: Wir wollen erkennen, ob unsere Anzeigen tatsächlich zu Nutzungen führen, an welcher Stelle des Ablaufs Nutzer abbrechen und ob technische Probleme auf bestimmten Geräten auftreten. Ohne diese Auswertung könnten wir nicht beurteilen, ob unsere Werbeausgaben gerechtfertigt sind. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen und funktionsfähigen Bereitstellung dieses Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir löschen das Protokoll automatisch 90 Tage nach dem Upload. Verlangen Sie die sofortige Löschung Ihres Vorgangs, löschen wir auch den zugehörigen Protokolleintrag. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; wenden Sie sich dazu an info@novahausverwaltung.de.

5. Bereitstellung der Abrechnung und Vermieter-Tipps

Die fertige Abrechnung stellen wir Ihnen als PDF auf dieser Website zum Ansehen und Herunterladen bereit. Freigeschaltet wird sie zweistufig: Sie erhalten zunächst eine Bestätigungs-E-Mail an die von Ihnen angegebene Adresse; erst der Klick auf den Bestätigungslink schaltet Ihre Abrechnung frei (Nachweis, dass die Adresse Ihnen gehört). Einen Versand des PDFs per E-Mail gibt es im kostenlosen Weg nicht. Zugesendet wird das PDF nur, wenn Sie den kostenpflichtigen Postversand beauftragt haben (Ziffer 5a) – sowie in dem Ausnahmefall, dass zu Ihrer Abrechnung technisch keine abrufbare Vorgangsseite entstanden ist; dann erhalten Sie es als Anhang der Bestätigung, damit Sie nicht ohne Ergebnis bleiben. Bis zur Bestätigung, höchstens jedoch 24 Stunden, speichern wir die Abrechnungsdaten hierfür vorübergehend in einem Speicher bei Cloudflare (Workers KV); nach der Freischaltung bzw. nach Ablauf werden sie dort automatisch gelöscht. Diese Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Mit der Anforderung des PDFs willigen Sie zugleich ein, gelegentlich nützliche Vermieter-Tipps und Angebote von uns zu erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG); der Klick auf den Bestätigungslink dient auch als Nachweis dieser Einwilligung (Double-Opt-in). Zum Nachweis und zur Bearbeitung protokollieren wir E-Mail-Adresse, Namen, Objektanschrift, Größe der WEG (Anzahl Einheiten), Zeitpunkt, IP-Adresse, die Version des Einwilligungstextes und den Bestätigungsstatus (Workers KV). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an info@novahausverwaltung.de; das Protokoll wird dann gelöscht, sobald es nicht mehr zu Nachweiszwecken erforderlich ist.

Für den E-Mail-Versand nutzen wir Migadu Mail SA (Route de Chancy 59B, 1213 Petit-Lancy, Schweiz) als Auftragsverarbeiter. Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

5a. Kostenpflichtiger Postversand (optional)

Wenn Sie den Postversand Ihrer Abrechnung an Ihre Mieter bestellen, verarbeiten wir zusätzlich die von Ihnen eingegebene Empfängeranschrift (Name und Anschrift Ihres Mieters) und – falls Sie eine Kopie wünschen – Ihre eigene Anschrift. Diese Angaben verwenden wir ausschließlich, um den Brief zu adressieren und zuzustellen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); hinsichtlich der Daten Ihres Mieters stützt sich die Verarbeitung auf unser und Ihr berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Zustellung der Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben werden gemeinsam mit dem Vorgang nach 14 Tagen gelöscht; steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten für den Zahlungsbeleg bleiben davon unberührt.

Die Zahlungsabwicklung übernimmt die Stripe Payments Europe, Limited (The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland) als eigenständig Verantwortliche. Ihre Zahlungsdaten (Karten- bzw. Kontodaten) geben Sie ausschließlich auf der Seite von Stripe ein; wir erhalten sie nicht, sondern lediglich die Information über den Zahlungsstatus sowie die von Stripe erzeugte Rechnung. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Stripe.

Für den physischen Druck und Versand setzen wir einen Versanddienstleister als Auftragsverarbeiter ein, dem wir das PDF und die Empfängeranschrift übermitteln. Zum Nachweis protokollieren wir außerdem Ihre Zustimmung zum sofortigen Leistungsbeginn (Zeitpunkt, IP-Adresse und Version des Textes), siehe Widerrufsbelehrung.

6. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. für den Beta-Zugang), verarbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

6a. Benachrichtigung, sobald ein passendes Tool bereitsteht

Dieses Tool setzt die Jahres-/Hausgeldabrechnung einer WEG-Verwaltung voraus. Erkennen wir, dass Ihr Dokument keine solche Abrechnung ist, bieten wir Ihnen an, Sie zu benachrichtigen, sobald wir ein Angebot für Vermieter ohne WEG-Abrechnung bereitstellen. Tragen Sie dort Ihre E-Mail-Adresse ein, speichern wir:

Wir verwenden diese Angaben ausschließlich für die angekündigte Benachrichtigung und geben sie nicht an Dritte weiter. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos an info@novahausverwaltung.de; wir löschen den Eintrag dann umgehend. Ohne Widerruf löschen wir ihn spätestens nach drei Jahren.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren; für Berlin ist dies die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.